Mäntylässä käytössä olevat muistiin merkitsemisen muodot ovat kasvun kansiot eli portfoliot, prosesseista ja projekteista kertovat kuvaukset, kirjatut havainnot ja raportit, oman arvioinnin ja omien tuotosten tallentaminen.
Lasten kasvun kansioita kokoavat aluksi aikuiset, ja kuusivuotiaat aikuisen avustamina pääasiassa itse. Vanhemmilta toivotaan niinikään aktiivisuutta kansion rakentamisessa. Kansioon kerätään periaatteessa kaikki lapsesta syntyvä dokumentointiaines ja se on koko ajan lapsen ja hänen vanhempiensa saatavilla. Perheiden toivotaan kuljettavan kansioita myös kotiin ja tutkivan niitä siellä koko perheen voimin. Siihen kootaan suunnitelmat ja arviot, tarhamuistot ja toimintakuvaukset, osa lapsen tuotoksista, ovatpa ne miltä sisältöalueelta tahansa. Taltioinnit voivat olla kirjoitetussa, äänitetyssä, valokuvatussa tai videoidussa muodossa. Pääasia niissä on kuitenkin tallentaa tietoa lapsen kehityksestä ja kulloisestakin oppimisvaiheesta. Kansio kasvaa vuosi vuodelta. Vuosittain se seulotaan lapsen kanssa ja siihen jätetään hänen tuotoksistaan ne, joista näkyy oppiminen tai jotka muuten ovat hänelle merkityksellisiä. Koulumenokkaan kotona on siis jo pääosa hänen tarha-aikaisista tuotoksistaan. Kodin kautta kouluun seuraa yhdessä lapsen kanssa tiivistetty, lapselle merkityksellisimmät oppimiskokemukset ja hänen oppimistapansa esittelevä kansio.
Lapsi saa myös päiväkodista kouluun siirtyessään esikaritodistuksen, joka on osallistumistodistus.
Kasvatuksesta vastaava henkilöstö pitää kukin näköistään toimintapäiväkirjaa ryhmänsä toiminnasta. Päivittäinen lasten toiminta kirjataan suunnittelukaavakkeeseen. Esikoululaiset voivat tahdä kirjauksen itse. Liitteenä on käytössämme olevia kaavakkeita. Projektien kuvauksessa mukana voivat olla myös lapset. Henkilöstö kirjaa erilaisissa palavereissa käymänsä keskustelut ja tekemänsä päätökset niin, että ne ovat jokaisen henkilöstön jäsenen tiedossa.
Havainnoidessamme lapsia, me aikuiset olemme kuuntelijoina, annamme arvon lapsen mielipiteille ja ajatuksille. Me annamme lapsille ongelmanratkaisuun riittävästi aikaa. Havainnointitilanteessa olemme mukana pääosin lapsen meille antamassa roolissa. Lapsen kehityksestä teemme kirjaukset pääasiassa jokapäiväisissä tilanteissa. Yhtenä menetelmänä meillä on käytössä kertova/ kuvaileva havainnointi: seuraamme lyhyen ajanjakson lapsiryhmän työskentelyä ja tallennamme sen mahdollisimman tarkasti. Toisena käytämme aikaotosta, kirjaamme esimerkiksi tunnin välein minuutin ajalta tapahtumat. Kuusivuotiailla käytämme Breuer-Weuffen-testiä, joka on luku- ja kirjoitushäiriöiden erottelukoe tai Boehm´in peruskäsitetestiä.Käytämme testejä, jotta tietäisimme missä asiassa kukin lapsi tarvitsee tukea. Käytössä on viime vuosina ollut myös laatutyöryhmän havainnointilomake kullekin ikäryhmälle. Tarvittaessa erityistyöntekijämme tekevät eri kehitys- ja oppimisalueiden testejä lapsille. Heiltä saamme raportit jatkotyömme pohjaksi.
Vanhempien havainnot omasta lapsestaan keräämme keskustelukaavakkeeseen, jonka tietoja lihotamme kauden alun tapaamisissamme. Kirjaamme siihen myös yhdessä asettamamme tavoitteet lapsen kasvulle.
Lasten käytössä oleva suunnittelukaavake on samalla myös arvioinnin pohjamateriaalia. Lasten kanssa käymme arviointikeskustelun toteutuneesta toiminnasta, joko koko ryhmänä tai pienryhmissä. Toteamme mitä tehtiin, pohdimme, mitä tapahtui, mikä oli mukavaa mikä ei, miten olisi voinut toimia toisin, voiko leikkiä/ työtä jatkaa ja miten. Kaavakkeiden avulla voimme myös isompien lasten kanssa tarkastella sitä, onko hän tutustunut kaikkiin mahdollisiin tarjolla oleviin asioihin vai onko hän kenties takertunut johonkin, esimerkiksi tietokonepeleihin, ehkä pelätessään, ettei osaa jotakin muuta tehdäkään. Tätä pohtivat myös aikuiset, lasten suunnittelupapereita tarkastellessaan. Erilaisten havainnointien pohjalta voimme suunnata lapsen mielenkiintoa syvemmälle hänen parhaillaan käsittelemäänsä asiaan tai ohjata häntä kääntämään suuntaa. Ryhmien viikkopalavereissa pohdintaan osallistuvat kaikki ryhmän aikuiset huolimatta siitä, että lapsillamme on pääsääntöisesti oma aikuinen. Tämän arvioinnin pohjalta voimme päättää, mitä sellaista yhteistä toimintaa lapsiryhmä tarvitsee, että se tukee yksilöidensä kulloistakin kehitystä. Aikuisten näkemystä lasten ryhmäytymisestä kirkastamme tutkimalla ryhmän sosiaalisia suhteita.
Kausittain käymme läpi lapsen kanssa hänen oppimistaan kun valitsemme hänen kanssaan portfolioon jäävää materiaalia. Lapset oppivat vähitellen tunnistamaan omat tekemisensä. Sen jälkeen he huomaavat, että heillä on taitoa tehdä juuri tämä, että jokin jo sujuu, mutta jokin ei, ja että oppimisen eteen täytyy ponnistella. Kansion siivouksen yhteydessä lapsilta saadaan myös arviota päiväkodista ja ryhmän toiminnasta. Keväällä arvioimme myös lasten ja heidän vanhempiensa kanssa, mitä niistä syksyllä yhteisesti asettamistamme päämääristä on toteutunut. Käytämme tässä sekä keskustelukaavakkeen kirjauksia että lapsen portfoliota. Pitkin vuotta toki toivomme vanhemmilta aktiivista palautteen antoa työstämme ja tietoa siitä, miten asiat omalla lapsella sujuvat.
Toimintapäiväkirjoista nousevia ajatuksia ja havaintoja käytämme koko ajan oppimisen työkaluina, mutta 1-2 kertaa vuodessa ryhmän henkilökunta tekee yhteisen arvion kuluneesta ajasta. Silloin pohdimme missä onnistuttiin, missä ei, toteutuivatko toiminta-ajatuksemme ja asettamamme tavoitteet.
Johtajan ja työtekijöiden välisissä keväisissä kehityskeskustelussa ruodimme niinikään kulunutta vuotta ja kunkin henkilökohtaisia kehittämistarpeita. Keskustelun pohjaksi tarvitsemme nykyistä paremman itsearviointimenetelmän. Ottanemme jonkinlaisen aikuisten portfolion käyttöömme lähimmän viiden vuoden kuluessa.
Lappeenrannan päiväkodeissa toimii laatuprojekti, jonka tekemiin kyselyihin vastaa joka kevät jokainen perhe ja jokainen työntekijä. Vuoden mittaan toiminnan onnistumista ja sen herättämiä tuntoja ruodimme aikuisten kesken, kun kokoonnumme kuukausittain palautepalaveriin.
Jatkuvasti jokainen peilaa toimintaamme kirjaamaamme ryhmien seinillä huoneentauluna olevaan toiminta-ajatukseemme. Keskustelemme myös tästä kauden lopussa arvioidessamme vuoden tuntoja.
Henkilökunta kehittää itseään syntyneiden tarpeiden mukaan. Kouluttaudumme uuteen asiaan sisään mahdollisimman samanaikaisesti, jotta saamme alkuinnostuksesta kaikille vauhtia uuden tekemiseen. Yhdessä opitun keskustelemme selkeäksi, yhteiseksi kokemukseksi henkilöstön palavereissa tai työilloissa. Yksin koulutuksessa käynyt raportoi oppimansa muille, jotta saadaan tietoa ja innostusta jaettua niillekin jotka eivät koulutukseen päässeet. Pitkäaikaisten sijaisten koulutuksesta pyrimme huolehtimaan muiden kanssa mahdollisimman tasavertaisesti.
Perjantaiseen lasten menoa koskeneeseen päivittelyyn kuusivuotias Henna totesi:
"Sellaista se lastenhoito on!"